库存管理政策

文摘:  JSU的库存管理政策旨在确保大学财产的准确记录和适当控制. 保单号码: 50000.012 有效日期: 1/25/2017 审查/修改日期: 9/7/2023  类别: 信息技术 政策的所有者: CIO /信息技术 政策联系: CISO /信息技术

政策声明

澳门皇冠体育(“JSU”或“大学”)库存/物业管理系, 事业部业务的一个子集 & 金融, 是否为资讯科技署提供支援服务，以确保保存准确的纪录及妥善控制物业. 最终，JSU拥有所有大学财产的所有权和所有权. 实际的占有、使用和责任在部门层面上进行维护.

 

目的

本文件构成了有关安全的部门政策, 大学资产的会计处理. IT部门的各个部门主管被赋予对其部门内所有库存的最终责任.

 

定义

• 大学财产-被定义为用于直接或间接支持JSU业务的活动. 

 

员工坚持

本政策适用于所有信息技术部员工.

 

政策

每个DIT员工都有保护和适当使用大学拥有或对大学负责的财产的一般义务. 该义务包括但不限于:

• 通知物业管理人员购置、移动或处置物业的情况
• 在使用过程中合理小心，防止损坏并保持良好状态
• 采取合理的保安措施，防止盗窃或误用
• 向有关方面报告遗失、被盗、损坏或其他受损的财产

本署各部门均有责任:

• 指派一名物业经理负责该部门的所有物业管理文件，并向部门物业经理汇报
• 进行季度自我审计，并向部门物业经理报告审计结果

 

基本操作程序:

以下是信息技术司有关盘存管理的基本作业程序:

• 在收购, 库存/物业管理部门为所有进货物品分配一个唯一的财产标签号码.
• IT部门的物业经理应了解所有新的或转让的项目.
• 资讯科技存货按部门职能分类. 在认为适当的情况下，可能需要进一步划定. 不再有一个“通用”的位置代码.
• 人员责任人字段必须在库存系统中填写，根据采购订单文档或文件填写与接收部门相关的人员的姓名 设备转移表. 信息技术部(DIT)将不再承担其他部门使用或拥有的物品的所有权 设备转移表 表明所有权已发生转移.
• 在部署设备时，应注意 设备转移表 对于使用的新设备，要将相应的所有权分配给接收部门. 在完成本文档之前，技术人员不得离开该区域或认为部署已完成.
  • 完成的转让将在转让当天转交给技术人员的区域经理.
  • 区域经理将在下一个工作日下班前将该文件转交给部门的物业经理.
  • 部门物业经理将把表格添加到本地IT设备转移数据库中，并将文件扫描为电子记录保存.
  • 所有原始设备转移表将在周五中午之前提交给部门物业经理，并在当天下班前提交给库存/物业管理部.
• 处置设备的请求将按照清单中概述的方式进行管理 设备处置申请表格. 作存档之用, 部门物业经理将把表格添加到当地IT设备处置数据库中，并将文件扫描件作为电子记录保存.
• 在库存/物业管理部门领取之前，所有由IT部门处理的设备标签将位于主校区Jones Sampson的一个房间或密西西比电子中心的指定区域.

设备的借用 收据表格 程序将仅限于特殊需要的情况. 这是未来的DIT政策 设备转移表 代替 收据表格 即使这意味着另一个 设备转移表 此后不久还会需要吗.

 

政策合规

它Self-Audit

信息技术司将对其全部库存进行季度盘存自我审计. 各部门物业经理有责任促进这些审计，部门物业经理负责进行实际审计(实际核实每个库存项目的存在)。. 财产存在的文件证明, 检查的地点和日期应提交给部门物业经理. 部门物业经理将生成一份综合报告，并提交给部门副总裁.

 

IT库存管理政策变更

我们保留随时修改本隐私声明的权利. 我们会在资讯科技署网站公布现行政策. 我们鼓励你经常复习.

 

相关标准、政策和流程